Digitaalista pääsynhallintaa opiskelija-asuntoihin

Alkuvuodesta 2015 iLOQ ja Hoas ilmoittivat laajamittaisesta yhteistyösopimuksesta, jonka myötä iLOQin ratkaisuja on toimitettu jo yli puoleen säätiön omistamista kiinteistöistä. Määrä kasvaa jatkossa. Hoas majoittaa yli 18 000 opiskelijaa pääkaupunkiseudulla, minkä vuoksi säätiö on halunnut yksinkertaistaa kiinteistöjensä pääsynhallintaa ja siihen liittyvää valtavaa avainmäärää.

iLOQin digitaalinen pääsynhallintaratkaisu on asennettu kaikkiin uusiin rakennuksiin vuodesta 2015 alkaen. Lisäksi vanhojen rakennusten mekaanisia lukkoja uusitaan sitä mukaa kun nykyiset lukitusratkaisut tulevat elinkaarensa päähän. “Meidän mielestämme iLOQ-ratkaisu on sijoitus tulevaisuuteen, ja siksi olemme jopa nopeuttaneet vanhojen kiinteistöjemme lukkojen uusintaa”, selittää Hoasin kiinteistöjohtaja Kim Lindholm.

Sijoitus tulevaisuuteen

Kim Lindholm painottaa myös, että iLOQ-järjestelmän edut alkavat toden teolla näkyä Hoasin prosesseissa vasta nyt, kun ratkaisu on otettu käyttöön yli puolessa säätiön kiinteistöistä. “iLOQin kanssa työskentely on kaiken kaikkiaan ollut helppoa ja joustavaa. Ratkaisua on kehitetty koko ajan, ja olen varma, että kumpikin osapuoli on oppinut paljon. Mitään isoja ongelmia ei ole ollut, ja jatkossa pääsemme hyödyntämään iLOQin digitaalisen pääsynhallinnan tarjoamia mahdollisuuksia vieläkin paremmin, kun ratkaisun käyttöaste kiinteistöissämme kasvaa.” Digitaalinen pääsynhallintaratkaisu voi tuottaa Hoasin kaltaiselle organisaatiolle merkittäviä aika- ja kustannussäästöjä.

Kun uusia vuokrasopimuksia solmitaan joka vuosi noin 10 000, mukaan lukien sekä uudet että asuntoa vaihtavat vuokralaiset, tällainen ratkaisu voi todella helpottaa hallinnointi- ja huoltotyötä, etenkin lukukausien alkuun sijoittuvina ruuhka-aikoina. “Tulevaisuudessa uudet vuokralaisemme voivat allekirjoittaa vuokrasopimuksensa verkossa, eikä heidän enää tarvitse tulla toimistollemme. iLOQ-ratkaisu tukee tätä suunnitelmaa jo valmiiksi. Voimme ohjelmoida avaimet niin, että ne alkavat toimia tiettyyn aikaan sopimuksessa määritettynä päivänä, ja lähettää ne uudelle asukkaalle jo etukäteen. Enää ei siis myöskään tarvita tietylle päivälle ajoitettua avainten luovutusta”, Kim Lindholm selittää.

Parempaa palvelua asukkaille

Hoas ei ole kuitenkaan ainoa ratkaisusta hyötyvä osapuoli. Myös opiskelija-asuntojen vuokralaiset hyötyvät. Hoasin toimitusjohtaja Matti Tarhio selventää yhteisiä etuja. “Jos opiskelija kadottaa avaimensa, se voidaan tehdä toimintakyvyttömäksi ja vaihtaa uuteen hyvin nopeasti, ja se maksaa vain murto-osan mekaanisen lukitusjärjestelmän vaihtamisesta. Koska avaimen digitaalinen käytöstä poisto käy nopeasti, avaimen kadottaminen ei myöskään ole enää yhtä suuri turvallisuusriski kuin ennen. Nämä ovat selkeitä hyötyjä asukkaille, ja ne helpottavat samalla kierrossa olevien avainten hallintaa ja parantavat Hoasin turvallisuutta.”

Meidän mielestämme iLOQ-ratkaisu on sijoitus tulevaisuuteen, ja siksi olemme jopa nopeuttaneet vanhojen kiinteistöjemme lukkojen uusintaa.

Ratkaisun ansiosta Hoas voi myös hallinnoida vuokralaisten pääsyä kiinteistöjen eri osiin yksilökohtaisesti. Pääsy voidaan myöntää erikseen yhteisiin vapaa- ajan tiloihin, pyykkihuoneisiin, pyörävarastoihin, autotalleihin ja tietysti opiskelijoille tärkeisiin saunatiloihin. Kaikki tarvittavat pääsyoikeudet voidaan ohjelmoida samaan avaimeen, jota opiskelija käyttää oman huoneistonsa oven avaamiseen. Tämä paitsi helpottaa asumista, myös parantaa turvallisuutta ja jäljitettävyyttä. Yksittäisissä tapauksissa avaimen lokitietoja voidaan jopa hyödyntää tilojen väärinkäytön selvittämiseen. Parantunut turvallisuus on ollut tärkeä tekijä aivan alusta asti. “Jos turvallisuusasiat, vastuullisuus ja kestävän kehityksen periaatteiden noudattaminen eivät olisi olleet iLOQilla huipputasolla, emme tekisi yhteistyötä heidän kanssaan”, Kim Lindholm tiivistää. “iLOQ on täyttänyt tähän mennessä kaikki meidän heille asettamamme odotukset.”

Tulevaisuus iLOQin kanssa

Hoasilla on hyviä kokemuksia yhteistyöstä iLOQin kanssa viimeisen kolmen vuoden ajalta, ja säätiö asentaa tätä nykyä iLOQin digitaalisen pääsynhallintaratkaisun kaikkiin uusiin rakennuksiinsa. Tulevina vuosina jatketaan myös vanhojen rakennusten mekaanisten lukitusjärjestelmien vaihtamista digitaalisiksi. Reaaliaikainen tieto kierrossa olevista avaimista ja avainten digitaalinen hallinnointi helpottavat sekä hallinnon että asukkaiden elämää. Ratkaisun elinkaarensa aikana tuottama hyöty muodostuu hallinnointiin ja ylläpitoon kuluvan ajan merkittävästä vähenemisestä ja siitä, että avainten katoamisen tai palauttamatta jäämisen aiheuttamat kustannukset pienenevät. Älykkäät digitaaliset pääsynhallintajärjestelmät ovat vain yksi tapa rakentaa älykkäitä koteja älykkäille nuorille ihmisille.